Compte-rendu de l’activité du Fonds de dotation 2015.

1. Le fonctionnement interne :
a) Réunions du Conseil d’Administration : 5 fois par années à espaces réguliers, soit tous les deux mois et demi environ, les membres se rencontrent physiquement pour évoquer l’ensemble des éléments de fonctionnement du Fonds. Les membres du bureau communiquent les actions menées conformément aux recommandations du Conseil d’Administration. Ces actions sont soumises à examen du C.A. qui en discute, propose des ajustements ou les approuve. Le C.A. propose des pistes d’actions (communication, projets de dotation, autres projets, appel aux dons, etc.).
Les membres en débattent, les analysent, et actent à la majorité des membres présents des actions que le bureau mettra en oeuvre.
b) Le Conseil d’Administration est également consulté par le bureau à chaque fois qu’une dynamique de projet demande un nombre de propositions variées pour
enrichir la réflexion commune. Ces consultations ont été au nombre de 4 en 2015 : choix et visite de lieux pour édifier une Université Être.
c) Réunions du bureau : elles sont au moins de deux fois par mois via le support internet « skype » et très régulièrement par courriels ou par téléphone. Cela permet un échange sur les actions données à réaliser par le C.A., une organisation concrète et précise pour leur mise en oeuvre.
2. Son rapport avec les tiers :
a) La communication se réalise via le blog www.feo2.org qui est à même de collecter l’avis des tiers via la messagerie des commentaires.
b) Ce site internet est la vitrine des actions les plus importantes du Fonds.
c) Dès les premiers échanges, les adresses courriel de type « …..@feo2.org » sont utilisées pour échanger directement avec les membres du bureau ou du Conseil d’Administration.
d) Lors de demande de dotation, la personne physique ou morale en établit une demande écrite par courrier ou courriel en justifiant sa demande. Le bureau examine si la dite demande peut-être sélectionnée en regard des statuts du Fonds et de l’objet du Fonds ainsi que des ressources. Si oui, la demande est présentée au C.A.
le bénéficiaire justifie alors de l’emploi des fonds alloués en adressant les factures au Fonds de dotation qui les règle directement au fournisseur. Ceci permet de garder le contrôle sur tout le processus des dotations. Les membres du bureau, pour le mois, constatent de l’utilisation concrète et adéquate de la dotation et en réfèrent au C.A. en 2015, ce fut le cas pour l’association Centre Zen Bambu Koro / Banbu Bihotza / Coeur de Bambou de Saint Palais dans les Pyrénées -Atlantiques.
e) Chacun des Membres du C.A. peut prendre conseil au nom du Fonds auprès de professionnels juristes, comptables, architectes, etc.
f) Les donateurs sont conviés à être auditeurs lors de la tenue des C.A. et forces de propositions ou d’analyses.
g) Les donateurs sont conviés également à proposer en dehors de toute réunion.
h) Le Secrétaire du Fonds gère les relations avec la Personne habilitée à la Préfecture des Pyrénées-Atlantiques et en informe le Président et la Trésorière, puis les Membres du C.A.

2015 Compte rendu de l’activité du fonds de dotation FEO2

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